Ogni fiera è un’occasione importante per i produttori e i fornitori che abbiano la necessità di promuovere la propria attività o la vendita dei propri prodotti a nuovi potenziali acquirenti. Nella città di Roma, il prossimo evento fieristico sarà SABO Roma (per gli operatori dei settori HOME DeCOR), che si terrà presso la nuova Fiera di Roma a fine settembre – inizi di ottobre 2017, come indicato dal calendario degli eventi fieristici previsti nella capitale.
Quando si intende partecipare ad una fiera di grande portata, nulla può essere lasciato al caso, il segreto è pianificare ogni aspetto per evitare di improvvisare. Quali sono i fattori che contano maggiormente per attirare gli investimenti? Quali fasi occorre seguire per l’organizzazione del proprio stand? La logistica è importante? Sicuramente, per far sì che un evento di questo genere funzioni ed attiri i consensi di istituzioni di pregio che conferiscano valore e credibilità a chi vi prenderà parte, è necessario individuare gli obiettivi e il target di riferimento.

Pianificazione di una fiera: l’aspetto più importante

Perché la partecipazione ad una fiera si riveli utile, l’individuazione del target è un aspetto indispensabile. Il target è il pubblico di riferimento, a seconda del quale si potrà sviluppare un messaggio efficace che lo raggiunga e lo attragga. La pianificazione di tutte le attività fieristiche deve avvenire in base ad obiettivi ben precisi e prestabiliti, poiché sarebbe impensabile organizzare una fiera per poi stare a vedere chi si presenta. Subito dopo aver individuato il target, occorre stabilire gli obiettivi per cui si intende partecipare all’evento.

Definizione degli obiettivi

Definire gli obiettivi della propria partecipazione ad un evento fieristico è importantissimo sia perché costituisce un’attività di marketing importante per un’azienda, sia perché si tratta di un investimento significativo che può rivelarsi molto fruttuoso. Quali sono gli obiettivi che potrebbero indurre un’impresa a partecipare ad un evento fieristico? Sicuramente, l’incremento delle vendite ed un ritorno positivo sull’investimento sono tra i principali obiettivi. Partecipare ad una fiera ha un’importanza anche in termini di visibilità del proprio brand e dell’acquisizione di nuovi potenziali investitori, fornitori e partner in generale. Far conoscere il proprio marchio a realtà istituzionali come il Cern di Ginevra, ad esempio, presente all’Expo di Milano nel 2015, accresce la credibilità del marchio stesso, conferisce prestigio all’evento e ai suoi partecipanti. Infine, promuovere la propria attività in sede di fiera si traduce nella possibilità di acquisire nuovi contatti.

Logistica dello spazio riservato all’esposizione

Inutile dire che l’organizzazione della merce per l’allestimento dello stand è determinante. L’imperativo è non scordarsi nulla, elaborando in anticipo una lista promemoria di tutto ciò che serve. Affinché i prodotti arrivino presso lo stand secondo i tempi e i modi previsti (solitamente almeno 24 ore prima), sarà opportuno tenersi in contatto con il team organizzativo della fiera.
Per far sì che tutto fili liscio, sarà necessario muoversi per tempo, iniziando a pianificare alcuni aspetti almeno un mese prima: il programma dello staff previsto per la fiera, comprensivo dei singoli ruoli all’interno dello stand, individuazione e preparazione del materiale di comunicazione da distribuire in fiera, curare gli aspetti della spedizione o del trasporto della merce in fiera.
Tra gli articoli indispensabili per il materiale di comunicazione vi sono:

• gadget personalizzati da distribuire ai visitatori;
• rollup: si tratta di espositori avvolgibili attualmente utilizzati in molteplici contesti (consultate la lista di tutti gli utilizzi degli espositori rollup). La grafica di questi espositori è determinante per restituire un messaggio chiaro e leggibile al pubblico circa la propria attività e i servizi offerti;
• accessori di cancelleria: matite, pennarelli e penne, spillatrice, forbici, Post-it, block notes, rotoli di scotch;
• fotocamere, tablet, computer e videocamere per documentare la fiera;
• materiale informativo da rilasciare agli avventori: tessere, flyers, depliant e gift card.

Una volta entrati in fiera, le attività di monitoraggio e controllo da svolgere sono numerose:

1. controllare l’organizzazione dello stand assicurandosi che tutto funzioni al meglio
2. effettuare le ultime verifiche sulle eventuali dimostrazioni o eventi speciali presso lo stand
3. monitorare l’andamento dello stand in relazione agli obiettivi prefissati, apportando eventuali aggiustamenti dove e se necessario
4. dedicare qualche ora ad osservare il comportamento dei competitor
5. terminato l’evento, eseguire una sorta di back up dei contatti acquisiti durante la fiera

Le fiere impegnano molto anche dopo la loro chiusura. Le attività da svolgere dopo fiera si raggruppano in:

1. organizzare una riunione con lo staff presente in fiera per valutare l’andamento dell’evento prima di dimenticarne gli aspetti salienti
2. registrare le informazioni sui contatti acquisiti
3. iniziare e monitorare le attività di follow up dei nuovi contatti
4. informarsi per un possibile riutilizzo futuro dello stand

Cosa non fare

In merito agli errori da non commettere quando si è in fiera, va detto che bisogna fare attenzione al personale in forze presso lo stand: atteggiamenti scortesi, distratti ed inadeguati in generale sono inaccettabili e controproducenti. Nello stand non si mangia e non si chiacchiera, si presta attenzione ai visitatori senza ignorarli. No all’utilizzo del cellulare: il personale dello stand dovrà accogliere i visitatori guardandoli negli occhi, evitando di stare a testa bassa; lo staff si dovrà altresì accertare di aver annotato i contatti prima che gli avventori lascino lo stand.